ビジネス用の便箋選びのポイント
メールやLINEなどで手軽に連絡を取ることができるようになったことで、手紙やハガキを使う機会はぐっと減ってしまいました。
そのため「定形郵便物」と言っても、どれを指しているのかわからないという人も20代～30代の人に見られています。
レターセットを文房具店に買いに行くと「レターセット」という便箋と封筒が一式になっているものが販売されていますが、ビジネス用に使用する場合には縦書きの、できればあまり装飾のないものを選ぶのが一般的です。
ビジネス文書の場合、パソコンなどで出力した文書をそのまま封書にして送付することも多いので、封筒と便箋がセットになっていることはあまり多くありません。
改まった手紙を作成するためには手書きで作成をすることが望ましく、その場合は縦書き用の便箋が適しています。
便箋の色は白無地が基本ですが、親しい間柄の人に対してのおめでたい内容の手紙の場合には、カラーやプリントのあるものを使用しても問題ありません。
便箋は全く何も印刷されていない無地のものもあれば、罫線が引かれているものもあります。
自筆での改まった手紙は縦書きが基本になりますので、できれば質素な縦罫線が入っているものを選ぶとよいでしょう。
横罫線の手紙は基本的には親しい友人同士の手紙に使用されるもので、ビジネスやソーシャルな場面に用いるのは適しません。
近年では横書きで作成できるビジネス向けのレターセットも販売されていますが、基本的には縦書きのものを選ぶことが望ましいです。
カラーやプリントはどこまで許されるか
ビジネスだけでなく個人的に送付する手紙において、最も用途が広いのは白無地の便箋です。
真っ白の便箋はフォーマルな手紙として送るには最も適しており、下敷きなどを使用して真っ直ぐ文字を仕上げることができれば、もっとも改まった文書として仕上げることができます。
しかし一方で、真っ白な便箋や縦に質素な罫線の入った便箋は相手との距離感を感じさせるものであることから、恩師や友人といった親しい間柄の人に送る場合にはかえって冷たい印象を与えてしまうかもしれません。
とはいえ、公的なお礼や報告などをするために送る文書にカジュアルなレターセットを使うのも適しませんので、TPOに応じてカラーやプリントを選んでいくことになります。
ただし御見舞や弔事といった不幸を伝える場合にはいくら親しい間柄でもカジュアルな便箋は適しませんので、できれば白無地かそれに近いものを使用しましょう。
お祝いやおめでたい内容の伝達ならば、カラー便箋を使っても問題ありません。
ただキャラクターものや派手なデザインのものは控えるようにし、薄く印刷されている上品なものを選んでください。