企業として手紙を出すシチュエーションとは
インターネットが普及してペーパーレス化が進んでいる現在ですが、だからこそ紙面によるビジネスレターの重要度は増してきていると言えます。
通常の連絡や伝達はスピード感を重視してメールやチャットなどを使用しているとしても、重要な通達や告知においてはきちんと紙面を利用することが必要です。
社外向けにビジネス文書を送付するケースとしては「取引・業務」と「社交・儀礼」の二種類に分類ができます。
「取引・業務」では案内状や紹介状などのお知らせの意味で送付するものと、抗議状や請求状といったようにこちらの姿勢を示すために送付するものとがあります。
もう一つの「社交・儀礼」では、挨拶状や詫び状、見舞い状といったような、契約や業務とは直接関係ないことについて送付をします。
社内向けに紙面を使用したレターが作成されることもありますが、そうした場合は告知として掲示されることが多いので、一般的に「ビジネスレター」は社外向けに郵送などで送られるものを示します。
また社外の人に向けて送付されるビジネスレターでは、会社名義で送付をされるものだけでなく個人として送る場合もあるものです。
そうした場合であっても友人や家族に送るときとは異なり、きちんと社会人としての常識をふまえた書面を作るべきでしょう。
ビジネスで送る手紙の基本事項
ビジネスやソーシャルな場面で手紙を送る場合においては、挨拶や結びの句など慣例的な書き方をします。
請求や抗議を行う場合であっても、一定のルールはきちんと守ることが必要です。
社会的な手紙を作成する手順としては「拝啓・謹啓・前略」といった頭語を入れ、文末に「敬具・謹言・草々」といった頭語を受けた結語を入れます。
全体の流れを簡単に説明すると、頭語・前文・主文・末文・結語という5つのブロックで形成されます。
非常に日本的とされるのが「前文」で、要件がどのようなものであっても、まずは気候や時候の挨拶を入れる部分です。
主文に入る前には「さて」「このたびは」といった言葉を入れ、この手紙で何を言いたいかということを先に明確に述べます。
ビジネス文書は現在ではパソコンを使用して作成されるのが一般的なので横書きが基本となっていますが、手書きで作成をするときには縦書きにするのがポイントです。
直筆で作成をすることにより、詫び状や御見舞状といった感情面に関わる手紙はより気持ちを示すことができます。
送付をするときに使用する封筒はできれば定形の白封筒を使用し、宛先は表面に、自分の連絡先は裏面に記載をするようにします。
細かいテクニックとしては、封をしたあとの裏面に「〆」や「封」といった文字を入れ、封筒の隅に投函する日付を入れておくと丁寧さが増します。