ビジネスに関する文書を作成するための実践的な資格
「ビジネス文書検定」は、文部科学省の後援している公益財団法人実務技能検定協会によって主催されている資格です。
名称の通り、試験の趣旨はビジネスの場面における文書を作成するためのスキルを得るもので、受験資格など特になく誰でも申し込みをすることができます。
ビジネス文書は普通の手紙と異なり、一定の型や固有の言い回しが使用されるので、事前に知識を備えておかないと正しく作成することができません。
社会人になってから作成する文書は、自分自身の責任だけでなく会社全体の信頼にも関わってきますので、正しく文書を作成できるスキルは必須です。
資格試験においては実際に表記技能や表現技能など実務に直結した内容が出てくるので、就職活動の段階で取得をしておくと企業とのやり取りをする時に便利となります。
なお試験は1級～3級までの三段階があり、2つの級を一回の試験で併願することも出来ます。
級が上がるにつれて、より専門的な文書を取り扱うことになるので、人事や法務など専門的な事務系職種に勤務する人は段階的に上級を目指してみましょう。
なお実務技能検定協会では、他に「秘書検定」や「ビジネス実務マナー検定」「サービス待遇検定」「ビジネス電話検定」といった複数のビジネス上のきまりについて学べる試験を主催しています。
ビジネス用語を適切に理解する
ビジネス文書では、日付や宛名を冒頭に記載したのち「拝啓 貴社ますますご隆盛のことお慶び申し上げます」といった言葉から文章が始まります。
こうした言い回しは慣れないとなかなかすぐには出て来ないものですが、形や使用される用語は決まっていますので、テンプレートがあればそれを使いまわすことで問題なく作成をしていくことが可能です。
問題はどういった場面でどのテンプレートを使用するのがふさわしいかということで、自分と相手の立場から言い回しを変化させるなど細かい配慮が必要になってきます。
初級であるビジネス文書検定3級では、基本的なビジネス文書作成法の他、重要な社外秘文書などの取扱方についても学習していきます。
また、ここ最近の新入社員が意外に知らないのが「郵便」の使い方です。
アラサー以上の人であれば子供の時に自分で郵便を出した経験もあるでしょうが、今の20代前半の人は便を一度も利用しなくても不便のない生活を送ってきたデジタルネイティブの世代です。
ですのでビジネス文書検定では、郵便物を出す時の注意や取扱の方法などといった部分も出題されるようになっています。
検定1級になると文書の書式だけでなく、自筆で美しい書面を作るための能力が問われます。
知っているつもりで意外に知らない文書の知識が得られる良い資格です。