セキュリティ
最新の文書管理システムを利用すればセキュリティを高めることも可能です。
アクセス制限を設けたり、サーバー内に格納されている文書がすべて暗号化されるので不正にダウンロードされてもわからないようになっていたり、社内で文書管理をしていたときとは比べ物にならないほどセキュリティ対策がばっちりなのです。アクセス制限は1階層目、2階層目でアクセス権を設定することができます。
1階層目のアクセスの権利はそれを作るときにすべての利用者の中から選び、選部際は、組織単位で選ぶことも、グループ単位や個人単位でも選べるのでとても手軽です。
そして2階層目は1階層目を作ってから任意で設定可能ですので、もっとアクセス権を持っている利用者の権限をすることができて差がつけられるのです。
また階層の追加もできますし、利用者設定変更をすることができるキャビネット管理者、ファイルに編集をかけることができる一般ユーザ、ファイルを検索したり閲覧することはできても編集することはできない制限ユーザの設定もできますので、社内で文書管理をしていたときとは比べ物にならないほど徹底した制限を設定することができるのです。
文書の暗号化
そしてそれぞれの利用者が自分にアクセスがない階層は非表示になっているので、その存在があることすら知られないので、自分が制限されていることを知ることもないので安心です。
文書の暗号化については、格納されたファイルは全部暗号化されていて、暗号化する際はいちいち操作をする必要はありません。
ファイルを登録する際に自動で暗号化されますし、ファイルを取り出せば自動で複合化されているのです。利用者は特に暗号化に対して気にしなくてもいいのですが、しっかり外部からの進入を防いでいるのでセキュリティ対策ができていることだけ知っているといいでしょう。
暗号化は秘密分散法を使っています。暗号をかけつつ情報が分散されるので、1つの情報のみではアイルの中身は類推することができないというもの仕組みです。
サーバーに外部から直接アクセスをして、中身を見たいと思ったとしても、文書管理システムを経由してアクセスしない人は簡単に中身が見ることができない仕組みなのです。
これまでの社内での文書管理ではできなかったセキュリティ面での徹底が実現しています。