災害時

文書管理の悩みを抱えている企業では災害時に対しての悩みを抱えているところは多いでしょう。地震が最近多発しておりますし、大きな地震も発生している時代です。
日本は島国ですから、地震が起きても仕方がないといえばそうなのですが、そういった災害に文書管理は備えられているのでしょうか。地震だけではありません。

火災はいつ起きるかわかりません。不注意から会社が火災になることもありますし、どこかの火災がもらい火で移ってしまうこともあるかもしれませんから、自分たちだけが気をつけていてもどうにもならないこともあるのです。
そういった災害時に、文書が安全であるかどうか、それを考えたとき大半の企業が困ると答えます。災害対策を何もしていないのです。

紙文書で文書管理をしている企業は火災で会社が焼けてしまえば、紙文書も一緒に燃えてしまいます。紙文書のバックアップとして社内でパソコンにデータを残している企業も最近は増えていますが、社内のパソコンでバックアップを取っていても、同じ社内であれば、火災にあったときは同じことです。

また地震で会社が壊滅してしまうことだってあるかもしれません。何も起こらなくても、もしかすると突然パソコンが故障して、さっきまで使えていたパソコンが壊れて中のデータがすべて消えてしまうという、考えるだけで恐ろしい事態も起きる可能性はあるのです。特に災害や火災よりもパソコンのデータが消滅するといった事態は日常茶飯事であり、原因不明でおきることもあるので気をつけたほうがいいのです。

トラブル発生時

そういった災害時、トラブルが起きたときに、従来の文書管理では対処できず、これまで保管していた大切な文書をすべて失うことにもなりかねません。
何とか対策を立てたいと思っていてもどう災害に対処すればいいのかそれを悩んでいる企業は多いのです。

別の場所にパソコンや保管をしたところで、町全体が地震にあって壊滅状態になれば同じことですから、企業の文書管理を災害に備えるというのはとても大変な問題であり具体的に、どうすればいいのかわからない企業は多いです。
もちろんこの問題に関しても最新の文書管理システムなら解決してくれます。何があっても安心のバックアップ体制が整っているので安心です。