お悩み
企業が抱えている文書管理の悩みやトラブル、どのようなものがあるのでしょうか。
例えばどこにあの文書があるのか、どこの部署の誰が管理しているのか、わからなくなってデータが紛失してしまったり、見つけ出すことができないことってないでしょうか？大変です、そんなことになったら。
また大半のオフィスが文書を日々作成して、編集、修正してそして保管しています。
保管方法は従来の方法だと紙に印刷をしてファイリングするという方法をとっているのではないでしょうか。
ファイリングした紙文書、保管する場所は十分にあるのでしょうか。保管場所がついにはなくなってきて困るという人もいると思います。
紙文書の保管場所に悩む企業は今とても増えています。
参考サイト：文書管理にまつわる3つの課題
大事な文書なのに、社員がうっかり机の上に出しっぱなしにしていた、そして誰か保管しているのか明確になっていないといった状況の企業もあるでしょう。
これは今のところ大事には至っていませんが、これから何か問題が起きたらどうするのでしょうか。
情報漏えいを問われても仕方がないほどずさんな状態です。
セキュリティ面から見ると本当に何も考えていないといえる文書管理です。
データの乱立についてはこちら
紙文書の保管場所についてはこちら
情報漏えいについてはこちら
災害発生時のリスク
また、今の時代はいつ災害が起きるか本当にわからない時代です。
災害が起きたとき、紙文書で残していると、火災が起きた場合には焼けてしまいますし、地震で会社が壊滅した場合、紙文書を取り出せなくなることもあります。
企業によっては紙文書で保管せずに、パソコンにデータとして残しているから大丈夫だと思っている会社もあるかもしれませんが、それも実は災害でパソコンが壊れた場合や、パソコンのデータが故障などで消えてしまった場合にはリスクが大きすぎるのです。
災害時についてはこちら
紙文書として文書管理をしている企業は紙代がかなりかかりますし、印刷をするインク代などコストがかかりすぎるという問題もありますから、経費削減、コスト削減を考えているのなら、文書管理に使用するこれらの紙、インクも考えていかなければいけない時代です。
このように、文書管理1つとっても、悩みや問題は沢山あります。次では1つ1つの悩みについて詳細に紹介していきますので、具体的に文書管理の悩みとしてどんなことがあるのか、例を見て参考にしてみてください。
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