業務効率アップ
業務内容を紙ではなくて電子化している会社は増えているのですが、それらの文書管理を電子化した会社で利用してみた声として多いのが業務効率がアップしたということです。電子管理にしたことによってかなり業務効率が上がり、とても役に立っているという声がとても多く上がっています。多種少量生産の会社を取り扱っている工場があったとします。これまでにどんな仕様でどのような製品を作ってきたのか、それは会社にとってとても重要な情報です。昔から業務をしている会社はこうした仕様書というのはかなり残っておりその数は莫大な数といってもいいでしょう。急な注文が発生した場合にも度やって対応していくことがいいのか、それをスピーディーに知るためには、書類を管理することはとても大切なこととなります。それ以外にも営業担当者もこれまでに同じような製品をどこに、何円で販売したのかその情報を共有することができるようになればかなり便利です。取引先により値段を変えて販売することもあります。前の取引と比べて金額がかなり上がれば先方からも信用をもらえなくなることもあります。今は発注から見積もりを出すまでの時間はいかに短いのかそれが求められているので、これまでのデータを検索するのに時間がかかっていると、ライバルの会社に仕事をとられることもあります。
ペーパーレス
紙をやめることのメリットはいろいろです。実務面で考えれば業務効率化によってスピードも上がることが一番の効果です。紙でしか残っていないものを検索する場合とデータになっているものから検索をする場合では検索に必要な時間が比べ物にならないほど違うのです。これまで半日はかかっていた仕事でも数時間で終わらせられるようになればかなりの時間の削減につながります。完全に紙をなくすことが無理でも、保存、保管だけは電子化にすることもできるでしょう。パソコンに慣れていない人は、突然パソコンのみの書面での管理となれば実態の把握ができなくなるので逆に効率の悪さが目立つこともあるかもしれません。
完全に業務を電子文書管理にしてしまい、それに頼るというのではなくて、会社の内部で一番いい業務形態が何なのか、それを考慮しましょう。その中で一番いい方法を考え、それぞれがいいところを上手に組み合わせて導入することができれば、それぞれの会社にとっても一番いい方法で文書管理の電子化を導入することができるといっても過言ではないでしょう。