会社を守る
文書管理、それは会社にとって当然のことですが実は会社を守る大事なことでもあります。情報を漏洩すれば会社はかなりのダメージを受けるのです。過去に情報漏えいによって多大なる信用を損ねた会社なども多くありましたが、マスコミもすぐに取り上げますので、情報漏えい問題は今とても大きな問題として国民の前にさらされます。個人情報の漏洩が日常化していることもありマスコミがネタに質得る背景もありますが、ニュースバリューが小さいのも原因です。個人情報朗詠は、2007年に若干は減りつつあったのですが、実はそれ以後毎年増え続けているのです。個人情報漏洩だけを見れば、漏洩の件数よりも、何人分が漏洩してしまったのか、それも重要です。個人情報が流出すること、これは会社にとってはとても影響を与えることであり最悪の場合にはそれが存続の危機にもなるかもしれません。
守るべき情報とそして出す情報は実は文書管理をする上で別々に管理をすることが大事といわれています。外に絶対に出してはいけないものは守らなければいけませんし、逆に外に出していかなければいけないものは出せばいいのです。文書管理をする際はこのことを念頭において別々に管理することが大事です。文書管理は利用目的をはっきりさせましょう。紙の情報からデジタル化したことで管理は便利になったと思っている会社は多いですが、デジタル化がいいともいえないのです。紙なら保管して守ることができますがデータはハッカーなどによって奪われる可能性が高いからです。本当にこれまで以上にしっかりとデータ管理をしておかなければ思わぬところで情報漏えいが起きてしまうのです。
会社の将来
これまでの姿を記録すること、それは会社の将来を考えるために必要です。それから将来の未来を考えるためにも新しい情報を残して管理することは重要です。過去の情報をしっかりと守って、これを使いどう戦略していくのか、そのためには文書管理を徹底する必要があります。文書管理はただ単に文書を管理すればそれでいいと思っている人も多いのですがそうではありません。経営に役立てるために会社を強くするためにもとても重要なことだったりします。
その点の認識が甘い人ほど、文書管理に対しての考え方も甘いために会社として大きな打撃を受けるような情報漏えいが発生する可能性が高いのです。情報漏えいは一度してしまえば会社にとって信頼を落とすことにもつながりますし、失った信頼はなかなか取り戻せないのです。