企業が抱える悩み
文書管理の企業が抱える悩みの1つにデータの乱立があります。文書を保管しているのは1つの部署だけではありません。
それぞれの部署が必要な文書をそれぞれに保管していると思いますが、あの文書はどの部署が持っているのかどうか、わからない場合は総務に問い合わせをしたり、いちいちその部署に聞いて見なければいけないことになりますので、かなり作業効率が悪いですし、確認してわかればいいのですが、場合によっては結局あの文書がどこに保管されているのかわからないままになってしまうこともあるでしょう。
これは紙文書として管轄ごとに保管していることからおきる問題であり、文書が散らばるのも仕方がないのですがだからといってこのままにしておくと、日々増えていく膨大な紙文書、これからもっと管理をするのが難しくなります。
文書がばらばらの場所にあると、文書を探す際に手間がかかりますので非効率です。
また情報を部署同士が共有したいと思った場合でも、先ほどのように、どの部署が管理している文書なのかわかりませんし、探すのに手間がかかりますし、人に確認をしないと共有することができないので、人の業務をいったんストップさせて手を止めさせてしまうということもありますので、決していい方法とはいえないのです。
文書管理の悩み
企業が抱えている文書管理の悩みとして、このデータの乱立は深刻な問題ですが、わかってはいるものの、今の体制をどう立て直せばいいのか正直わからない企業は多く、今日も、今も、紙文書は増え続けているのに、それぞれの部署のみで管理をしているといった現状です。
たしかに、これまでばらばらに保管していたものをいきなり一箇所で共有できるように保管しなおそうといってもこれはかなり手間がかかることです。そしてこの先も、保管し続けていく、管理し続けるというのは本当に大変なことです。
文書管理で文書や情報が分散して乱立した状態から綺麗に整頓するというのは手間も時間もかかるので、日々忙しい中でこれをいまさら行うという企業はきっといないのです。
でもこんなときこそ、後に紹介する最新の文書管理システムを利用することをお勧めしたいですね。文書は一箇所に集まりますので、どこに行ったかわからないようなこともないのです。