ペーパーレス
企業の文書管理の悩みとして、紙、インクなどのコストにお金がかかりすぎるという問題があります。確かに企業が文書管理をする場合、紙文書として残しているケースが多いでしょう。
紙文書として残す場合には紙がまず必要ですね。それも1日に1枚というような量ではありません。1ヶ月にして、企業によっては何千枚もの膨大な紙が必要になってくることもあるのです。
しかも文書管理として保存しておくための紙ですので、上質中身を選ぶことが多いでしょうから、それを考えるとかなりコストが紙だけでもかかってしまうことがわかります。
その上印刷をするにあたってはインクも必要です。
印刷をするのに1枚あたりインク代、そして電気代でいくらのコストがかかるのか、それは企業の使用している機械によっても違いはあると思いますが、かなりのコストがかかっているのではないでしょうか。
今、コスト削減を考える企業は増えていますし、環境問題のためにも、ペーパーレスを検討する企業も多い中で、紙文書を膨大に残していくというのはかなり今の時代に反した動きといってもいいかもしれません。コスト削減を実現させる場合、一番最初に手をつけるのが紙の無駄遣いをなくすことです。紙はコストがとても高いので、紙の無駄遣いを極力押さえることを見直します。
カラー印刷のコスト
そしてカラー印刷の自粛です。カラー印刷はかなりコストがかかります。インクも紙についでコストがかかるものなのです。
紙文書を作っている以上、紙文書で文書管理をしている以上は紙もインクも使用しますので、日々膨大な数の紙文書を作成するにあたって、紙代、インク代はかかってきます。これを何とかしたいと思っている企業は多いのです。
そして何とかしたいとは思っていても文書管理が紙文書主体であるために、どうしようもないという企業も多いのです。ですから、紙文書そのものを見直そうと思っている企業も増えており、そこから文書管理システム導入へつながるケースも少なくありません。
最新の文書管理システムを導入することができれば、紙やインクのコスト削減につながるだけでなく、ほかにも作業効率のアップやバックアップについての機能なども使えるようになるのでメリットは大きいのです。