働き方改革とは？
一億総活躍社会として、働き方改革という、働き方に関する取り組みが開始されました。
生産年齢人口減少、非正規の拡大、長時間労働の拡大などを受けて、働き方を変えて、楽しく働ける環境にしようというのが目的です。
大きな目的としては、働き手が減る中で、長期労働時間を改善し、収益などを改善しようというものです。
ただこれは、1つの会社で考えれば、社員が減るのに、残業を減らすなどしないとならず、難しい問題を突きつけられたことになります。
そのために、社員の働く中身を考えないと、働き方改革は成功しません。
日本の労働生産性
働き方改革の中の1つの目標となっているのは、生産性向上です。
これは他国の生産性と比べると状況がわかりやすく、日本の生産性は低いです。
日本はGDPは世界第3位となっていながらも、労働生産性はG7の中では最下位となっています。
GDPは高い水準を保ちながらも、労働生産性が低いということは、十分な労働の人手がありながらも、個々の生産性は低いということを意味します。
生産性を上げるならば、人手不足の業界を、ただ人員を補うのみならず、社員の働き方も変えないとなりません。
社員の能力を上げる、業務内容を改善するということを行います。
人件費などを一定に保ちながらも、業務内容や社員のスキルを改善することによって、生産性を上げられます。
そして生産性アップで利益も拡大し、それにより雇用も生み出します。
文書管理の無駄を少なくする
労働人口が多いながらも、利益に結びついておらず、無駄が多いことが、生産性低下に繋がっています。
長時間働く中で、無駄が多く含まれていることになり、無駄の1つとして文書検索時間があります。
アメリカのIDCという会社の報告では、無駄が多いことがわかっています。
・1週間4時間検索に時間をかける
・1週間2.6時間が、検索しても文書が見つからない時間
・1週間2.3時間が、見つからない文書を再度検索する時間
このようになっています。
これらからは、生産性のロスは24.3%にもなると言われています。
文書検索の時間を改善すれば、生産性向上にも繋がり、それは社内に文書管理システムを導入することで改善できます。
例えば、ある会社では、今まで文書検索に平均4分30秒ほどかかっていたのが、管理システム導入で、40秒に短縮しました。
検索時間を短縮することによって、生産性が30%ほど改善したということです。
つまりは業務の中で無駄を省けば、その分他の業務に時間を使うことができ、最終的に生産性向上に繋がるということです。
文書検索以外にも、文書作成など無駄が出る業務があるかもしれませんが、簡単に改善できるのが、検索時間の短縮です。