紙の書類の情報漏洩
企業の重要データの漏洩というと、多くは紙の書類からです。
これは書類をそのまま複合機などのコピー機で複製し、社外に持ち出すことによって、情報が漏洩します。
重要な文書であっても、原本を会社に保管し、コピーした複製を持ち出すということがあります。
その他の書類によっても、社員の些細な行動で漏洩することもあり、印刷してトレイに置きっぱなしにした、印刷ミスした紙を机に置いたままにした、などの行動で漏洩することもあります。
実際に情報漏洩は紙媒体が6割以上と言われており、パソコン内のデータと共に、紙のデータの流出にも気をつけないとなりません。
当然のことながら、社内の紙のデータが漏洩するので、その犯行は多くは、社内の人間です。
いつも仕事を一緒に行っている同僚が実は、データを持ち出したということも少なくありません。
セキュリティ対策の方法
・電子化
紙の書類を、電子化して紙を使わないようにするのは、1つの対策です。
電子化によって、紙として持ち出される心配がなくなりますが、さらには、電子データをUSBメモリなどにコピーできなくする、管理システムも求められます。
管理システムを使えば、誰がどのデータを使用したかログとして記録でき、情報漏洩を防ぎやすくなります。
紙を電子化するメリットは、紙を使用するコストを省くことができ、紙を保管するスペースも省けます。
・複合機のログを取得する
複合機を使い印刷したならば、そのログを取るようにしましょう。
印刷以外にも、ファックス、スキャンなど、使ったログはすべて取るようにします。
どんな操作をしたか把握でき、誰が行ったかはわかりませんが、不審な動きはないか把握できます。
・ID認証
複合機を使用するときは、ICカードを発行し、ID認証すると、誰が使ったかわかります。
これをログ記録と併用すると、誰がどんな操作をしたかわかります。
認証することによって、本人のみ該当のデータを印刷できるなど、細かい設定も可能です。
・印刷防止
重要な書類であれば、印刷防止設定を行うことも可能です。
印刷防止設定すれば、複合機で印刷しようと思っても、印刷できなくなります。
完全なセキュリティ対策とはなりませんが、重要書類であれば、役職の人物が管理するなどと併用すると、効果を発揮できるでしょう。
・地紋印刷
書類の裏側に、文字を印刷し、追跡情報を記録します。
背景に印字する文字は設定で変更が可能なので、用途に応じて使い分けられます。
例えば、印刷した人物の名前と印刷日時を印刷するなど設定でき、視覚的にセキュリティを高められ、印刷する人物に、セキュリティを促せます。
または、コピー防止として、最初から特定の文字を印刷するなども可能です。