永久保存する文書
会社で作成する文書に関しては、法律により保存期間が決められています。
これらは法定保存文書と呼ばれており、それぞれ対応する文書は、何年間保存すべきと期間が決まっています。
特にその中でも、永久保存として、一度作成したら、破棄しない文書があります。
・定款
会社の目的、商号などと、会社運営での必要となる情報を記録した文書です。
運営のルールなども記録されており、これは本店のみならず、支店にも作成して保管しないとなりません。
会社設立時には、必ず作成する文書となっており、そのテンプレートも決まっています。
株主から請求があれば、閲覧させることとなり、文書の性質から、永久保存となります。
・株主名簿
会社の株を保有する人物や会社を記録した文書です。
株式会社であれば、作成しないとならず、株券を発行するには、株主が誰だかわからないとならず、これも重要な文書です。
こちらも文書の性質上、永久保存となり、株主が変われば、文書の内容も変えます。
保存期間の決められていない文書
会社の中には、法令で保存期間を決められていない文書もあります。
期間が決まっていない文書は、自社で何年保管するか決めます。
部門ごとに決めることが望ましく、その部門で使う文書ごとに決めていきます。
ただ部門が違っても、同じ文書であれば、保存期間を同じにします。
保存期間をどのように決めるかは、以下の条件を参考にします。
・業務での必要性
・法律での必要性
・会社の歴史で必要性があるか
保存の必要がある書類の中でも、マイナンバー関係の文書は、意外にも見落としがちです。
マイナンバーが記載される文書は、支払い調書や扶養控除等申告書などあり、これらは保存期間が過ぎたら、忘れずに速やかに破棄するようにします。
保存期間のある文書
会社の文書では、保存期間を決められている文書もあります。
これは保存期間が1年から30年までと幅が広く、当然のことながら、会社にとって重要な文書ほど、保存期間が長くなります。
例えば、株主総会議事録は10年間、取引に関する帳簿は7年間、監査報告は5年間、労働者名簿は3年間、雇用保険関係書類は1年間となっています。
会社で使う文書は多数あるので、それぞれで保存期間が決められています。
これらの保存期間の間は、保存されていないと罰せられることもあり、管理方法が必要です。
簡単な方法としては、エクセルなどを使いリスト化することです。
書類ごとに保管期間と保管開始期間をリストに記録し、期間が過ぎたら破棄して、リストから削除するのです。
ただ書類が膨大になるとリスト化するのは大変なので、専用のツールもあり、そのような保管期間を管理するツールを使っても良いかもしれません。