体制とドキュメントの見直し
文書管理を行っていくとなると、定期的な見直しは必要です。
それは、会社のシステムが変化していくので、見直さないと古いままの管理態勢となり、不都合が出てきます。
まずは体制の見直しであり、これは文書管理を行う事務局、そして責任者など、管理に関わる組織を見直します。
見直しを行い、各組織の人間を定期的に入れ替えるのです。
一度管理体制が出来てしまえば、それで良いと思うかもしれませんが、同じメンバーで管理していくと、次第にマンネリ化します。
マンネリ化することは、すでに構築された管理システムで十分だと考え、新しい手法や良いアイディアも出なくなります。
これらを防ぐためにも、数年や1年1回は、責任者や運営者を入れ替えます。
入れ替えを行うことは、教育に繋がり、組織に新しい風を送り込むのにも役立ちます。
さらには、ドキュメントの見直しも行います。
これは管理システムのルールの見直しということであり、文書管理を行うときは、管理のルール作りをして、ドキュメントでマニュアルを作ることでしょう。
一度ルールを作ったならば、社内環境や業務内容に合っているか、定期的に見直さないとなりません。
環境も業務内容も、時間と共に変化するので、管理ルールもそれに合わせて見直します。
たとえば、業務内容の変化に応じて、契約書や発注書が変わるので、それに対してどうするか考えます。
文書の保管期間も、定期的に見直した方がよいでしょう。
不要な文書が10年など長期間の保管になっている、逆に重要な文書の保管期間が短いということはあります。
または、重複している文書があるなどあるので、内容の見直しも必要です。
管理担当者の研修
文書管理を行う担当者の研修は行うのはもちろん、社内でも研修を1年に1回ぐらいは行うべきです。
管理に関するルールなどを作ったとしても、それが社員に周知され行き渡らないとなりません。
ルール作成後は、見直しをしますが、見直して満足し、研修は行わないことがあります。
研修は会社で担当者を決めて行う場合と、外部に委託して行う場合があります。
文書管理に関して経験が浅いならば外部に委託する方が良く、ある程度経験を持っているならば、社員の中から担当者を決めると良いでしょう。
社内から研修担当者を決めれば、意識を高めるのに役立ち、良い効果を生み出します。
可能なら社員全員参加が望ましいですが、新入社員、役職の人、責任者などは参加必須として、残りは任意としても良いでしょう。
研修では規程やルールなどの確認を行い、プレゼンなどして、参加者が飽きない工夫をすると良いです。
また文書管理での問題や、今後の課題なども提示すれば、管理に対する意識を高められます。