文書サイクルでの廃棄
文書管理では、不要となる文書は廃棄しますが、これには正しく不要な文書を把握しないとなりません。
会社では、文書の発生から破棄までのサイクルがあり、それぞれでは以下のように廃棄します。
・発注 : 日々の業務の中で廃棄します。
・伝達 : 伝達完了などの文書を廃棄します。
・保管 : 通常は今年と去年分となり、毎年見直し、不要文書を破棄します。
・保存 : 保存期間が過ぎたら破棄です。
・廃棄 : 保存期間の過ぎた文書の中で、歴史的価値のある文書は、資料室などに移動します。
基本は、必要ない文書は破棄することであり、不要な文書だけ破棄するならば、捨てる文書・保存する文書の内容を決めて、それに従います。
ただサイクルの中でも、いくつかポイントはあります・
・発生と伝達
文書を作成する段階であり、下書きやコピーで多くの複製が誕生します。
使った後は破棄する文書が多くなります。
破棄するべき文書としては、参考用、資料や統計、訂正済み文書、連絡用、メモ用、年賀状などです。
・保管と保存
会社組織内で共有する文書となり、発生や伝達で破棄不要となった文書です。
これらは、規程やルールなどで決められた、保管期間に従い、保存して、期間後に破棄します。
ただ、保存に関しては、法律で何年保存すべきと決められており、社内のルールよりも、法律に期間を優先して、その年数保存します。
誤廃棄の起こりやすい例
作成した文書は、不要になったらすぐ破棄するか、保存し期間後に破棄するか、このように破棄のルールを徹底すれば、誤廃棄は防げます。
しかし、それでも間違って破棄してしまうことはあります。
・関連のある2つの文書を破棄
企業では、1つの文書のみならず、付随して関連する文書もあり、それらを1セットとして考えることも多いです。
契約書と請求書などのような場合もあり、会社によっては関連する文書それぞれの保存期間が違うこともあります。
しかし、それらをすべて1つとして考え破棄すると、その中の保存期間が残っている文書を捨ててしまうこともあります。
保存期間の決めたルール表を社員が正しく把握する、保存期間を変更すれば、社員全員に伝えるようにしましょう。
・データベースに入力後に破棄
調査をして、データベースに入力後に、原本の調査票などを破棄しました。
しかし原本は保存する書類であり、捨ててはいけない書類でした。
実際にこのようなことも多く起こりやすく、調査票などの対象物の指定、そして保存を現場の社員に伝えていないことが、誤廃棄が起きた原因です。
特に会社では、社員への連絡が行き渡っていないと誤廃棄も多く起こりやすく、保存のルールや、改訂したときに内容は、徹底して社員に伝えるようにしましょう。