スキルが必要
文書管理により、書類を電子化して保管する企業も増えてきており、ペーパーレス化すると、1日10分作業時間を削減できると言います。
これは年間で換算すると5日分にもなり、塵も積もれば山となるということでしょう。
管理システムは、自社のサーバーに導入することも、クラウドとして利用することも可能です。
利用側はプログラミングなどの知識は必要ないですが、導入しても上手くいかない企業も多いです。
これは1つの問題として、利用する社員のスキルがあります。
IT部門などの社員はスキルは十分にありますが、その他の社員となると、十分なスキルを持っていない事が多いです。
使用方法がわからない、機能が上手く使えないなどあります。
特に若い社員となると、スマホばかりでパソコンの使い方はよく分からない、還暦近い社員となると、そもそもパソコンの使い方すら知らない方も少なくありません。
ただ、パソコンの使い方すら知らない社員となると、管理システムを使うのも、相当苦労します。
こうなると、管理システムの担当者が、1日に何度も分からない社員に説明に行かないとなりません。
まずは、会社全体の、社員のスキルを把握することから始めましょう。
・社員の認識
また、導入ではシステムを管理する担当側と、他の社員との認識のズレも大きな問題です。
導入する担当側としては、どうしてもコスト削減を行うということばかりに、気を取られます。
そうなると、使い勝手は二の次となり、使いにくいインターフェース、手間のかかる操作方法など、使う側として使いにくい内容となることも多く、実際使うと使いにくくなります。
コスト削減も行いながら、実際に管理システムを使う社員が、使いやすいシステムを導入しましょう。
導入するにあたって
導入では、その会社に必要な機能を取り入れないとなりません。
コスト面やシステムの使用料金などばかりにとらわれると、実際に導入してみて、使いたい機能が入ってなかった、あるべき機能がなかったなど起こります。
ファイル形式が一部しか対応しておらず、社内の図面などは電子化しても保存できないというような事もあります。
せっかく導入しても、使えないとなると、コストばかりかけることになります。
導入するからには、その目的もあります。
これは導入の担当者が目的を明確にして、社員に目的を伝えます。
もちろんこれはコスト削減があり、この目的を理解しない社員は、管理システムを使いこなそうとしないかもしれません。
このために、導入の目的として、書類を電子化すると、どれぐらいのコスト削減になるか、具体的な数字で示すと、社員も理解しやすいでしょう。
目的を理解してくれれば、管理システムの導入も納得でき、使ってくれるようになります。