ISOとは？
国際的な標準規準となっており、企業での業務を円滑にクリーンに進めるために、役立つ企画となり、取得すると企業として品質などが保たれているという証明になります。
ISOにはいくつか種類があり、品質マネジメントの9000、環境マネジメントの14000、情報セキュリティの27000などあります。
国際規格となっており、これらを取得すれば、国際的に品質などが業務で保たれている企業という証明になります。
国際的な共通の規格となっているので、取得すると品質の証明になるばかりでなく、国際間の取引でも、同じ規準で行えます。
ただ、規格の内容に関しては、スポーツのルールのように明確な規準はありません。
業務を行うときの手順はこうのような流れにする、製品製造現場では手順をこのようにするなど、大まかな流れのみ決めています。
その流れに沿って、各企業が、自分の会社ではこのように行うと、品質などを保てるように枠組みを作っていくのです。
企業はいくつもの業種があり、同業でも業務の行い方は違ってきます。
そのために、スポーツルールのように細かく決めると、合わない企業も出てきてしまい、ISOでは大まかな枠組みのみ決めて、中身の詳細は、企業で適するように作っていくのです。
文書管理は必要
ISOの取得を目指そうとなると、大量の文書を作らないとなりません。
取得するときに、社内でどのような事を行うか、また要求事項を満たして文書を作成していきます。
これら出来上がった文書を、認定機関が確認し、ISOとして適しているかどうかをみて、ISOを与えるかどうか決めます。
社内のシステムを文書化する必要もあり、文書によって明確にします。
また文書化することは、それがマニュアルともなり、新入社員などが見ても、誰でも同じように取り組めます。
一度ISOを取得すると、定期的に認定機関による見直しも行われるので、業務などの変化に応じて、文書内容を変えないとなります。
とにかく膨大な書類を作成することとなるので、文書管理システムは欠かせません。
管理していき、いつでも必要な文書を取り出せる、どこに何の文書があるのか把握できるようにします。
ただし、膨大な書類を紙のまま管理するのは効率が悪く、ミスも起こしやすいです。
紙の文書だと、紛失するおそれがある、時間とともに劣化していく、破けるなどのおそれがあり、管理しにくい媒体です。
そこで管理していくならば、書類を電子化し、電子データとして管理システムを作成します。
電子化すればいつでもすぐに目的のファイルを探すことができ、劣化や焼失のおそれも少なくなります。
ISOの取得を行ったならば、同時に文書管理システムの導入も考えると良いでしょう。