業務効率化のための方法
会社の業務を効率化するとなると、どこから始めればいいかわからないこともあるでしょう。
行うとしたら、大々的にするよりも、まずは出来る小さなことから始めるのが良く、出来れば効率化して改善した部分を数値で見える方が良いです。
ただ業務効率化を行うよりも、数値として改善割合が見える方が、社員のモチベーションも上げるでしょう。
効率化に関係するものとして、労働生産性があります。
これは分母が従業員数であり、分子が付加価値です。
労働生産性を上げるとしたら、数値を上げれば良いので、分母を下げるか、分子を上げるかのどちらかを行います。
分母は社員の労働時間や工数などであり、分子は利益や売り上げと、簡単に考えておくと良いです。
さて生産性向上を行うとなると、どこから手を付けるかということになります。
業務効率化を行うには、業務内容を全部見直すか、社員にアイディアを求めるか、ITを導入するかなど考えられます。
しかし、これらは大きな事例となり、行うには多大な労力を必要とし、時間もかかります。
業務の中で、妨げとなっているのは、1つに文書があります。
これは、会社で使うような文書は、日々増えていくこととなり、その検索に時間がかかっていいます。
ある会社の調査によると、文書を検索する時間は、1人あたり1週間に4時間にもなると言います。
1ヶ月で12時間、1年で144時間にもなります。
週に40時間働けば、その1割を文書検索の時間に使っていることになります。
この検索の時間を短くできれば、余った時間を他の業務に使うことができ、業務効率化も可能です。
ファイルサーバーを整理する
文書の検索時間を短くするとなると、文書やファイルサーバーの整理を行います。
会社内には、様々な文書が保管されており、紙の文書以外にも、電子文書もファイルサーバーにあります。
検索時間を短くするとなると、行うことは以下の通りです。
・不要な文書を破棄する
・誰もが探せるよう分類する
・誰もが探せる場所に移動させる
・管理ルールを作り維持する
これらのことを、プロジェクトとして進めていきます。
まずは社内にある不要な文書を削除し、残った文書は、適切な場所に移動させます。
とにかく、社内には文書は多いので、専用の人員を任命し行い、ファイルサーバーは必要な人物が担当し整理していきます。
整理するときは、社員全員が使いやすくないとならず、会議など行うことになるでしょう。
また文書を整理した後は、どの文書を削除するのか、文書はどこに保管するのかとルールを決めて、そのルールを徹底します。
整理すると1週間に4時間検索に時間を使っていたのを、大幅に短くでき、業務効率化に繋がることでしょう。