e-文書法とは？
この法律は、2005年に誕生した「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」という長い名前の法律を、容認する法律です。
つまりは、もう1つ関連する法律があり、これら法律の総称となっており、電子文書法とも呼びます。
内容としては、紙の文書を、電子化して保存しましょう言うことです。
これによって、関連する法案の内容も変化し、請求書や領収書などに関する電子化も推進されます。
ただ法律が出来た当初は、内容が厳しすぎており、ほとんどの企業が法律内容を取り入れなかったために、2015年に内容を改正し、請求書などに関する、電子帳簿保存法を改正し、取り入れやすくしました。
ただ、電子帳簿保存法にしても、会社に取り入れるには、必要書類を税務署に提出し、国税庁作成の申請書に必要な事柄を記入して、提出します。
電子化して保存するためには、勝手に行うことは出来ず、税務署の承認を得ないとなりません。
承認までの期間は3ヶ月と長いので、早めに行うと良いでしょう。
電子帳簿保存法で保存できる書類は以下の通りです。
・帳簿
・決算関係書類
・契約書
・領収書
・見積書
・請求書
・注文書
・契約の申込書
・納品書
などとなっており、保存期間は7年間と決められています。
税務署の承認を得た後は、電子化に取り組みますが、電子化した書類は、真実性がないとなりません。
そのためには、訂正などの内容を確認できるようにする、帳票との関連性を確認できる、電子署名、スキャン情報の保存などしないとなりません。
電子化するならば、文書管理システムを導入することになるでしょう。
電子帳簿保存法対応のメリット
多くの業務で使用する、特に企業間取引で使う書類を電子化するこの法律は、会社で対応させるといくつかのメリットを生みます。
導入には、一連のシステムも取り入れないとならず、それには、カラーでスキャンできる機材、タイムスタンプ、電子署名などを取り入れます。
電子化すると、すべて電子データでのやりとりが可能となります。
取引先との請求書や受領書などは、電子データとして、メールでの送付が可能となり、素早く取引が完了します。
紙を使わず、電子データを使うようになるので、紙を使うコストを削減でき、電子データは7年間の保管が定められていますが、紙のように劣化する心配がありません。
電子データは、目的の書類を探すにしても、素早く探すことができ、検索の手間をかけません。
会社で導入するとなると、一連のシステムのソリューションがあるので、それを使うと便利です。
電子化はもちろんのこと、電子署名などのシステムもセットになっているので、すぐに会社で使えます。