書類に関しての問題
企業であれば、どのような社員でも、業務で書類を使用することとなり、時間と共に書類は増えていきます。
そのような中で、多くの企業では書類管理に苦労しています。
中でも、書類の整理に関する問題、そして書類を探す時間の問題があります。
企業では個人と違い、扱う書類も膨大となるために、社員による管理は現実的ではありません。
書類でも領収書から請求書、契約書など、種類が多いことも管理の問題を発生させます。
さらには、業務で書類を使わず行うなど、扱い方も一定でないことが多く、業務ごとに対応しないといけないことも、管理を難しくします。
作成した書類は、必ずしも使用するとは限らず、使用用途が不明である、作成の仕方が通常とは違うなども、問題を大きくします。
ただ中には、専用のシステムを構築し、管理するので、それほど苦労していないという企業もあります。
書類の管理での悩みについては、管理するのに煩雑になるということがあるようです。
書類は日々の業務の中で、新しいものが次々と誕生する中で、管理や整理が追いつかず、書類が溜まる一方という状況を生み出しています。
また管理が滞ると、目的の書類が見つからないという悩みも発生します。
・書類をそれぞれ把握するのが大変
・紛失しそうな時がある
・書類の保管場所がない
悩みとしてはこのようなものもあります。
そのために、多くの企業では、管理するためのシステムの導入を検討しており、文書の電子化を進めています。
すでに導入している企業や検討中の会社がある反面、社内で技術を十分に認知されておらず、導入は検討していない会社もあります。
導入するとなると、まずは社内の認識を一致させないといけないでしょう。
電子化するメリット
文書管理システムを導入するならば、同時に書類は電子化して、電子データにします。
これはスキャナを使いスキャンし、PDFなどにして、管理します。
1枚ずつスキャンしないとなりませんが、それさえクリアすれば、管理システムを使えます。
大きなメリットというと、検索機能があり、今まで紙の書類は、1枚ずつ探さないとなりませんでしたが、電子化すればキーワードなどで検索できます。
大幅な時間短縮となり、目的の書類を見つけるので、時間を使う必要がありません。
さらには、電子化すると、保管スペースを取らなくて良いです。
今までは紙の書類を束にしてファイリングして、棚などに保管しましたが、その必要がなくなり、社内のスペースを広く使えます。
紙を買う必要もなくなるので、コスト削減にも繋がります。
管理システムを使うとなると、データを紛失しないように気をつければ、紙の書類を使うよりも多くのメリットを生みます。
重要な書類は紙にして、その他は電子化するなど、使い分けると良いでしょう。