企画書の役割とは
社内でプレゼンをするための企画書から見ていきます。
色々なビジネスシーンにおいて新商品を開発していったり、新規のプロジェクトがスタートされていく時には、書面化している企画書や提案書というのが必要となっていきます。
プレゼンテーションを行っていくために、最初は経営のリソースとなっている人材や材料そして資金を動かしていかなければなりません。
決定権を持っている企業の上層部を相手にしていくことになりますが、社内でのプレゼンテーションを行っていくケースも多くなっていきます。
そのためスピーディーな対応をするために、事前に社内でのプレゼンテーション用の企画書については、フォーマットを統一されておくのもいいでしょう。
中には統一を既に行っている企業もあります。
テンプレートを用意しているかどうか、作成前にチェックしておくといいでしょう。
テンプレートを活用した文書作り
このようにテンプレートがあれば様々なシチュエーションで活用することができます。
自分で最初から用意するケースもありますが、基本的なビジネス文書というのは、構成はだいたい同じです。
まずはタイトルですが、これは上層部など相手の興味を沸かせたり、関心を集めていくキーワードであったり、企画書の本筋についてメリットをしっかりと表現していくために活用していきます。
次に現状分析として、現状やマーケット状況の分析を行っていき、企画における課題を書き進めていくとともに明確化していきます。
3つ目は企画書の目的となっていきます。
企画している新規のプロジェクトや、展開する商品のニーズであったり、効果を紹介をしていくことになります。
そして最後に企画の概要となりますが、これは企画の内容に応じていきながら、コンセプトやマーケティングでの戦略、そして顧客のターゲットやプロモーションのアクションプランをみていきます。
ここから収支計画や目標、そして展開していくスケジュールなどを構成していくことになります。
加えて目次であったり、参考資料となるページを企画書などのビジネス文書に適宜付け加えていくといいでしょう。
ビジネス文書を作成するソフトウェア
そんな企画書などのビジネス文書ですが、近年作成していくソフトウェアとしては、Microsoftから展開されているPowerPointであったり、Wordを使うことが多いです。
PowerPointはプロジェクターを活用しながら、ビジネス文書を全体的に見せてプレゼンテーションを行っていく時には効果的で、レイアウトなどにメリハリを付けていくことができます。
カラーでも着実に見えていくことができます。
一方で短時間でビジネス文書で企画などを多く発表していく時にはWordがいいでしょう。
それぞれの項目について、1つのメッセージで絞っていくことができます。
そこへ少し図表を加えていくことによって、A4サイズでコンパクトにまとめていきます。
明確な情報を伝えていくこともできるでしょう。
インターネットなどを調べていくと、ビジネス文書を作る際に心強い、無料で展開されているテンプレートもあります。
色々と探すといいでしょう。