社内文書は色々とある
ビジネス文書というのは社内文書と社外文書というのがありますが、社内文書というのは言葉の通り社内へ向けて作成していく文書となっています。
形式以上にビジネス文書として簡潔さや分かりやすさが重視されていくことになります。
そのため儀礼的な挨拶文などを利用することはありません。
そんな社内文書の種類を見ていくと、主には指示文や通達文、そして辞令などが代表的です。
他にも稟議書や報告書、企画書さらには顛末書なども該当していきます。
基本的な文書のルール
社内文書はビジネス文書でも何度も書かなければなりませんが、ルールとして一般的な概念として紙のサイズはA4となっています。
また横書きで作成を進めていくのが一般的となっています。
ビジネス文書として伝えていくべき内容を、必ず正確に書いていかなければならないことが最も大切なこととなりますので、ビジネス文書は難解な表現を極力避けていかなければなりません。
そして分かりやすくビジネス文書を書いていくように心がけていくことが重要となっていきます。
文章を見ていくとですやますといった形で利用していくことになります。
しかしビジネス文書の作成について、であるといった断定系の形で使っていくこともあります。
文書の頭に注目していくと、社内文書では件名をつけていくのが一般的です。
ビジネス文書は分かりやすさが重要となりますが、何の文書であるかすぐにわかっていけるようにすることが重要となっていきます。
そして数字を活用していく際には、必ずビジネス文書のルールとしてアラビア数字を使っていきましょう。
しかし万単位以上になると、区切りがいい数字を記載する方法も変わっていきます。
何万と表現することもあれば、3桁毎にカンマで区切っていくことも必要になっていきます。
ビジネス文書の書き方は千差万別となっていますので、必ず知っておくべきルールを把握しておきましょう。
読み手を常に意識して作成
どうしてもビジネス文書というのは文字がびっしりとなっている状態では効果が薄いです。
読む気も読み手では発生することがないでしょう。
読みやすくビジネス文書を作り出せるように、長い本文になるのであれば段落で分けていったり、色々な項目を並べていくことも必要です。
その時には箇条書きにすることも忘れてはいけません。
他にも句読点を適宜打っていったり、改行を行うことで余白を的確に作っていくことも、読みやすさを重視する方法となりますので、工夫していくといいでしょう。
ビジネス文書においては、様々な文書に対して複数の要件をまとめて書いていくことはいけません。
社内文書でも社外文書でも、1つの文書では1つの要件のみを記載していきます。
そして書き終えたところで、校正をしっかりと忘れずに行いましょう。
文法ミスや誤字そして脱字を防ぐことも重要です。