手軽に発信できる
外部に向けて送付するビジネス文書といえば、以前はFAXや郵送で送付するのが一般的でした。
インターネットが普及している現在は、ビジネス文書をメールで送信する機会が増えてきており、業務効率化を推し進めるためにも今後はより多くの企業で導入されることが予想されています。
業務効率化を積極的に推進している会社ではメールでやり取りを積極的に実施しています。
契約書などの正式な文書としては不向きですが、連絡を気軽にやり取りできることが業務効率化に繋げることができます。
ここではビジネスメールを便利に活用するためのノウハウをご紹介します。
メールソフトを活用する
会社によって推奨されるメールソフトは異なりますが、Outlook ExpressやThunderbirdなどが使用されている場合が多いです。
これらのメールソフトを活用することで便利に利用できます。
例えばよく使う書式を定型文として登録しておけば、すぐに必要事項を書き込むだけで簡単に送信できます。
大幅な時間短縮に繋げることができ、業務効率化として大いに役立てることができます。
他にも指定した送り主をフォルダ分けすることもできます。
あらかじめ得意先のメールアドレスを設定しておき、仕入先、お客様などと自動的に振り分けすることも可能です。
優先度別にフォルダ分けすることもでき、仕事をやりやすい環境を整えるためにも役立ちます。
ビジネスメールのマナーとして常識になるのが、最後に署名を入れることです。
メールの送り主が誰からなのかを明確に示すための一般常識として考えて下さい。
署名には会社名と担当部署、個人名、会社の住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
メールソフトには自動的に設定した署名を挿入する機能も備わっているので、あらかじめ設定しておくと便利です。
もう一つ忘れてはいけないマナーが、差出人や件名を必ず入れることです。
インターネットが普及したことでメールのやり取りをする機会が増えていますが、迷惑メールの被害も急増しているのが現状です。
差出人や件名が入っていないメールが届くと迷惑メールだと勘違いされてしまい、開封してもらえない可能性があります。
会社名と担当者名がわかるように差出人に記載することと、メールの内容がわかりやすい件名を記載して下さい。
なお、件名を記載していても内容がわかりにくいと開封されにくい場合があります。
ただ「お問い合わせの件」「先日の件」など具体的な内容が記載されていなければ、怪しいメールなのではないかと思われてしまいます。
件名には必ず内容がわかるように「会社名・お見積り回答の件」「エアコン修理内容の件」などと記載するように心がけて下さい。