知ってるつもりで意外に知らないハガキの基本
昔はテレビやラジオへのお便りや、懸賞への応募といえばハガキを用いるのが一般的でした。
現在では年賀状や暑中見舞いもハガキではなくメールなどを使用する人が多くなってきましたので、ハガキを書く機会もめっきり減ってしまっています。
しかしビジネスシーンにおいてはハガキを用いる機会はまだまだ多く、基本的なマナーが求められる場面があります。
普段はなんとなくハガキを使用してきた人も、一度基本に立ち返って正しいハガキの書き方を調べておくようにしましょう。
まず「ハガキ」とは、一枚のカードとして送付をする郵便のことです。
郵政民営化される前までは「官製はがき」という言い方をされていましたので現在もそう呼ばれることもありますが、正式には「郵便はがき」というふうに分類されています。
一般向けのハガキとして販売されているのは「通常はがき」「絵入りはがき」「年賀はがき・かもめ～る」といったものがあり、その他にも返信用のハガキを一緒に送れる往復はがきなど特殊なものもあります。
企業用としては「エコーはがき」という特定の地域に広告媒体として販売されているものがあり、ハガキの一部に企業の広告を入れることも可能です。
表に余計な文字を入れない
ハガキには住所や宛名を書く表面と、本文を記載する裏面とがあります。
表面には郵便番号、住所、宛先とともに、送り主である自分の名前や住所も記載します。
表面の記載方法は縦書きと横書きとがありますが、会社として出すハガキの場合には縦書きにするのが一般的です。
個人間でも、目上の人に出すハガキでは縦書きで記載するのがマナーです。
以前ネットなどで表面にイラストを書いて面白く住所を記載するということが流行しましたが、それは郵便局の仕分け作業を大幅に遅延させてしまいます。
というのも郵便はがきは高精度の読取機によって配送先を仕分けされるので、余計な情報があるものは自動的に仕訳をすることができる人が、自分の判断で配送先を分けなければいけません。
同じ理由で、郵便番号の枠や数字を通常とは異なる方法で記載するといったことも、なるべくしない方がよいでしょう。
差出人の住所氏名は裏面に記載してあれば、無理に表面に記載をする必要はありません。
絵葉書の場合、住所は表面の上半分に記載して下半分にメッセージを記載するようになっています。
その場合にはきちんと枠を守り、はみ出さないように記載をしていくようにしましょう。
より見やすくするためには、宛て名は大きめに中央にはっきりと書き、住所はやや小さめの文字にします。
住所が二行以上になるときは番地やビル名など切れのよいところで改行してください。
差出人の住所氏名は宛て名よりも小さめのサイズにしましょう。