文書の検索
最新の文書管理システムを利用すれば、文書をすばやく取り出すことができます。
全文検索機能というサービスがあるので、これまで紙文書で保管していた際には、どこに保管されているのかまず調べて、そしてどのあたりに保管されていて、どの文書なのか探すのに大変手間も時間もかかりました。
しかもどこに保管されているのか、どの文書なのか自分で把握していない人は総務に聞いたり、その部署の人に聞かなければわからなかったので、ほかの人にも迷惑がかかっていることもあったと思います。
でも最新の文書管理システムならもうその心配はありません。本当に手軽にできるようになったのです。
属性検索もできますし、全文検索も可能です。属性検索とは任意の属性で検索をするという方法です。
企業で任意で属性の項目を設定している場合に、ファイルに対して属性をつけておけば、その属性を検索条件にして探すことができます。
紙文書からスキャナして文書管理システムにアップロードしている場合でもファイルに属性をつけていれば、ファイル名以外でも検索できるので、探したい文書をすぐに見つけることができるのでとても便利です。
もっとスピーディーに探したい場合は全文検索が便利です。ファイルを登録するときに、全文検索用にインデックス作成もしていて、スピーディーに全文検索をすることができるものもあり、PDFファイル、ワード、エクセル、パワーポイント、テキストファイル、リッチテキストファイルなどから全文検索できます。
アクセス権
また検索範囲も選ぶことができるので、アクセス権のあるすべてのキャビネットを横断してキャビネットがわからない状態でも文書を検索することができ、とてもスムーズに見つけたい文書を探し出すことができます。
もちろんキャビネットがわかっていて、キャビネットを指定して限定検索をすればもっと早く検索をすることもできます。
これまで文書を探すというのは一苦労でしたが、最新の文書管理システムならこんなにスピーディーに検索することができるのです。
しかも使いこなすために研修会を開く必要も、操作方法を人に聞く必要もありませんので、直感である程度パソコンを使える人なら誰でも使いこなすことができるでしょう。