データのバックアップ
最新の文書管理システムなら、バックアップが可能です。紙文書で文書管理をしていたときには、もし会社が災害にあったり、洪水や地震にあって壊滅状態になってしまった場合、文書は消失してしまうでしょう。
またパソコンの中に文書を保存して紙文書と共にバックアップしている企業もありますが、会社に何かあったら紙文書ともどもパソコンの中のデータも失われるのでバックアップが取れている状態とは決していえなかったのです。
またさっきまで使えていたパソコンが突然壊れて、中のデータがすべて消去されることもありえますから、完全なバックアップを社内で取るというのは難しかったのです。
ですが、最新の文書管理システムならその点バックアップはしっかりと取れています。まず社内で保管するわけではありませんから、会社に何かあった場合でも安心です。
でも町全体が壊滅してしまったら?そんな不安も大丈夫です。文書管理はサーバーで行っているので、サーバーが復旧するまでに時間がかかるかもしれませんが、サーバー内の文書が消滅することはありませんから安心なのです。
火災、地震、洪水など万が一に備えることができるものを探しているのなら、ぜひ最新の文書管理システムとして、文書をすべてデータ化して、それをサーバー格納、そして管理するという方法が一番安心です。
文書管理システム
これなら何があってもバックアップされている状態ですから、社員が文書を紛失してしまったとか、どこに保管したのかわからなくなった、もう見つけることができないといった事態に陥ることもありません。
文書管理のシステムそのものが今ずさんだと感じている人で、災害に備えるためにも何とかしたいと思っている人は、何かあってからでは遅いです。
余裕のあるうちに、すべての文書を最新の文書管理システムへとゆだねたほうがいいでしょう。
何かあったときに、そうしておけばよかったと後悔したのでは遅いですし、この方法なら安心して利用することができます。
バックアップが整っているだけで企業の文書管理能力の高さが評価されることもありますので重要な問題です。
また、Windowsのタスクスケジューラーで設定をすれば自動でバックアップのスケジュール化をすることもできるので作業効率が格段にアップします。