文書管理システム
ここでは最新の文書管理システムについて紹介していきたいと思います。
最新の文書管理システムというのは電子文書、紙の文書をデジタル化することをいいます。そしてサーバーを使って格納し、管理します。
膨大な紙文書、保管場所に困ったり、情報漏えいや、文書の乱立、そして災害時にはどうなるのかという不安、紙のコストの高さ、インクのコストの高さなど、文書管理において考えるべき悩みは沢山あります。
Ofigoは文書管理の決定版です。
とても使いやすくリーズナブルな価格でこれほどの機能を使えるので、満足度が高いのが特徴です。
ユーザビリティがとても高いので、わざわざこのシステムを導入するに当たって研修会や操作説明会を開く必要はありません。
そして作業効率は紙文書で文書管理をしていたときよりも格段にアップすることは間違いありません。
文書管理サーバーに文書の登録操作がとても簡単にできて、画面に管理したい文書をドラッグ＆ドロップするだけでいいのでとても手軽です。同様に契約書の管理もOfigoのシステムでは可能です。契約書の閲覧制限や起源管理も簡単に設定することができます。
なぜこんなに簡単に登録できるのか、それは人間の心理に答えがあります。
参考：「Ofigo契約書管理」https://keiyakushokanri.jp/
参考：DMSとは
もし文書管理システムがどんなに便利でさまざまなメリットがあるとわかって導入したとしても、その登録に時間がかかったり、その登録がとても大変だったら、だんだん登録するのを溜めてしまったり、遠のいてしまうのではないでしょうか。
そうなることを想定した上で、できるだけ簡単な操作で登録できるように作られています。
そして同じ電子ファイルの操作方法もWindowsと同じ仕様の操作なので、操作が簡単で直感で作業することができ、とても評価されている製品なのです。
企業が抱えていた悩み
この文書管理システムを導入すれば、これまで企業が抱えていた文書管理に対しての悩みは払拭されることは間違いないでしょう。
バックアップもできて、文書をスピーディーに取り出すことができて、セキュリティの面でも安心していられる、それが、最新の文書管理システムなのです。もう保管場所に困ったり、紙のコストを気にしたり、どこにどの文書があるのか調べるのに手間隙かける必要がなく、日々の操作も簡単なので作業効率もかなりアップすることは間違いありません。
