社外文書の種類
まず社外文書というのは、どんな種類があるのか知っておくようにしましょう。
大別していくだけで色々とありますが、まず日常的に取引を行っていく時に活用していく文書として送付文書や依頼文書、さらには注文書や納品書などがあります。
また例外で発生する取引を行う時に使っていく文書として督促書やクレームに関する文書、さらには謝罪をするための文書や抗議書などが該当します。
最後に社交文書としてお祝い状やお礼状、そして相手が亡くなった時に作成するお悔やみ状といったものがあります。
社外文書は様々なポイントがある
そんな社外文書などのビジネス文書ですが、形式を最初に知っていれば、様々な文書へも応用していくことができます。
基礎を知っておくだけでも、文書はスムーズに書いていくことができるでしょう。
社外文書を作成する時には色々なポイントがありますので、理解をしておくといいでしょう。
そして社外文書というのは書いておかなければいけないポイントがあらかじめ決まっていて、ルールに基づきながら書いていくことが必要となっていきます。
まず文書の上から順番に見ていくと、本文へと入っていく前に準備しなければならないポイントがあります。
最初に日付を記載することになりますが、これは発信日を記載することが基本となっています。
しかし見積書であったり請求書などを記載する時は、作成もしくは発行している日付がポイントとなっていきますので注意しなければなりません。
また記載方法も和暦が基本ですが、西暦を活用している会社も色々とあります。
ルールに従って書きましょう。
次にあて先を書きますが、社名の後に改行するのがポイントです。
そして部署名や役職、名前を記載していきます。
会社名は正式名称で必ず明記していかなければなりません。
3つ目が差出人で文末へ書いていく場合もあります。
宛名の斜め右下に記載するのも問題ありません。
本文からの流れについて
本文の方へ入って行くと件名として、案内や本文の内容を伝えていくことになります。
タイトルを必ず記入しておくようにしましょう。
そして前文に入っていきますが、本文へと入る前に拝啓といった頭語をつけていくことになります。
季節の挨拶であったり、業務的な挨拶を入れるのもいいでしょう。
ここから主文へと入って行くことになりますが、改行をしてつなぎをつけて本題へと入っていきます。
伝えたい用件は、必ずまとめて書いていきましょう。
最後の末文は必ず挨拶文を入れていくようにしましょう。
頭語に対応している結語というものを、ここで書いていきましょう。
加えて別記として場所などを簡潔に記載していくのも効果的です。
他に書き残すことは追記ということで、強調していくようにしましょう。
最後は「以上」で締めるのが通常となっています。