業務効率化に向けて最適な環境を実現
大規模な企業になるほど異なるシステムで保管されていた文書を一元化するのは非常に大変なものです。
文書の種類に限らず、総合的に管理できるシステムを実現したのが文書管理トータルソリューション（Oracle WCC）です。
業務効率化に向けて最適な文書管理システムを導入するのは必要不可欠ですが、全てのユーザーが使い勝手の良さを実感できるシステムはなかなか見つからなかったのが実情です。
一番不満を感じられていたのは検索機能で、欲しいファイルがなかなか見つけられないことに苛立ちを感じられるケースがあり、業務にも支障を与えていたことが多く見受けられました。
文書管理トータルソリューションにはこれまでのユーザーが不満を抱いていた機能が改善されており、誰でも使いやすくて便利な機能として活用できます。
文書管理を行うだけでなく、決済スピードを早くして、稟議システムを効率化するなど業務効率化に向けて積極的に実践することも可能です。
製品の概要
文書管理以外にも全文・キーワード検索機能、アクセス権管理、版管理、承認ワークフロー、フォルダ階層機能など文書管理に携わる全てのユーザーに使いやすい環境が整えられています。
文書の保存期間は書類によって法律や社内で決められていますが、ルールに則って保存期間を設定しておけば期間を過ぎた文書を自動的に破棄することもできます。
応用できる機能としてはウェブコンテンツ管理やコラボレーション機能、アクセス監査機能などが備わっています。
コラボレーション機能とは特定のユーザーだけがドキュメントを共有できる仕組みで、リーダーになるユーザーがメンバー構成やセキュリティの管理を担当することになります。
メンバー同士でコミュニケーションを図ることができ、円滑にプロジェクトを進行するためにも役立てることができます。
導入後の効果
文書管理トータルソリューションは日本だけでなく海外でも導入実績が多いシステムです。
様々な業種で導入されていますが、金融機関はとても大切な顧客データを管理しなければならないため、セキュリティ面には特に気を使っている業種です。
システムを導入して一元化したことで社外秘の機密情報が「見える」ようになり、指紋認証複合機を導入したことで漏洩を防ぐことが実現しています。
他にも電機メーカーでは言語別にウェブサイトで公開されていたコンテンツを一元化して管理することでそれぞれの言語別の更新がとても簡単になったとの事例もあります。
旅行会社では個人情報漏えい防止や社内で情報を共有する仕組みが強化されたなどのメリットがあります。
仕様
クライアント側の仕様はそれぞれ個別の環境によって異なるため、問合せが必要です。
導入の参考価格は約500万円以上となっています。