上達するコツ
ビジネス文書は相手に内容を簡潔に伝えることが大切です。
うまく書こうとするほど深みにはまってしまい、なかなか良い文章が書けないと手が止まってしまう方が多いですが、決して難しいものではありません。
簡潔に内容を伝えるためにはいくつかのコツがあります。
業務効率化を図るためにも必要な事柄なので、ぜひ参考にして下さい。
結論を簡潔に
ビジネス文書ではとにかく結論を簡潔に伝えることが大切です。
「ここに至るまではこんな流れがあって、更にこんなことをした…」など長々と書き連ねる必要は全くありません。
具体的にどのような事を伝えたいのかが簡潔にまとまっていることが重要です。
項目を箇条書きにすると見た目にもわかりやすく、すっきりとした印象にまとまります。
よく使う文書はテンプレートに
ビジネス文書の中で頻繁に使用する書類は限られているはずです。
例えば毎日のように使用する発注書を毎回文章として書き起こすのは非常に手間がかかり、業務効率化には程遠い作業になります。
あらかじめテンプレートを作成しておくと、必要事項だけを書き込んで取引先に発信するだけで済んでしまいます。
発注書以外にも社内で使用する文書についてはできるだけテンプレート化しておけばかなり時間短縮に繋がり、業務効率化が実現できます。
よく使用する前文の時候挨拶文や末文の挨拶文などは単語登録しておくと便利です。
社内で使用しているパソコンにはMicrosoftのIMEやGoogle日本語入力などの文字入力ソフトがインストールされているはずなので、ソフトの機能にあるユーザー辞書機能でよく使う単語を登録しておきましょう。
例えば「拝啓」を「は」という読みで登録しておけば、「は」と入力しただけで「拝啓」と変換できるようになります。
時候の挨拶で春の適しているものは「はる」と入力すると選択肢が複数選べるようになるととても便利です。
このように業務効率化を狙うことでビジネス文書を書く際にもあまり頭を使わずにスラスラと書けるようになります。
日常的に正しい言葉使いを心がける
ビジネス文書では日常的に使用する口語とは異なる言葉使いになるため、普段から丁寧語に慣れていない方は苦労するケースが多いです。
特に注意したいのは尊敬語と謙譲語の違いと丁寧語のバリエーションです。
例えば先方と会う約束をする文書を作成する際に「15時でいいですか」とするのと、「15時でよろしいでしょうか」ではどちらが丁寧に感じますか？
語尾を「ですます」にするだけでも丁寧語になりますが、言い回しを変えるだけで更に丁寧な印象を与えることができます。
日常的にこのような言葉使いを心がけているだけでもスラスラと文書が書けるようになるものです。