恥ずかしくない文書を作成しよう
正しいビジネス文書を作成できるスキルは、一社会人として誰もが習得しておくべきスキルです。
ビジネス文書では口語とは異なる言葉使いを使用して、表現の仕方には十分注意して書く必要があるため苦手意識を持っている方が多いです。
どうしてもうまく書けないという方の文章を確認してみると、ビジネス文書では避けるべき内容が色々書かれています。
自分も同じ間違いをすることがないように、十分注意して下さい。
誤変換に注意
最近は業務効率化のためビジネス文書をパソコンで作成してインターネットでメール送信をする方が増えています。
パソコンで文書を作成すると見栄えが良くなり、相手にも見やすい文書に仕上がるメリットがありますが、手書きの時よりも確実に誤字脱字が増えてしまうのが大きなデメリットになります。
タイピングがあまり得意ではない方が文書を作成すると、誤変換が目立って思わず苦笑いをしてしまうような文書になっている場合があります。
「追ってご変装下さい」（返送の間違い）、「痩身して下さい」（送信の間違い）などの誤変換があることに気が付かずに文書を発信してしまうケースがよくあります。
発信する前に必ず見直しをするクセを身につけなければ、このようなミスはいつまでも改善できません。
重複した意味を持つ言葉
ビジネス文書に限らず使ってしまいがちなのが二重表現です。
同じ意味を持つ言葉を二回使用することでくどい印象を与えてしまいます。
例えば、「捺印を押してください」「まだ未定です」「まず最初に」「一番最初に」などこれらの表現は全て二重表現と呼ばれています。
ビジネス文書は会社の看板を背負って発信する文書になるため、あまりにも二重表現を多用している担当者から文書が届くと会社に対する信頼感を失わせてしまうことになります。
文書が完成した後には必ず見直しをしておかしな表現が含まれていないか確認して下さい。
社内用文書の言葉使い
社内用のビジネス文書では指示書や規定文など上層部から部下に対して指示をする文書を作成する場合があります。
例えば指示書の中で「～して下さい」と「～すること」という文末ではどちらが威厳を感じるでしょうか？
あくまでも上司から部下に対する指示の場合は、威厳のある「である」と言い切る口調のように書くことが必要になります。
文章が簡潔でわかりやすく伝わりやすいメリットもあります。
では、職場内の上司や部下を問わずに発信する回覧文や通知する文書の場合は、「～すること」という文末はNGです。
職場内の立場に関係なく発信する文書の場合は「です、ます」の口調で丁寧に書くのが正解です。
このように社内用文書でも言葉使いの使い分けが必要になることを忘れないで下さい。