伝えたいことを整理する
実際にビジネス文書を作成するにあたって、書き方の手順がよくわからないと困っている方がいます。
業務効率化を図るためにはある程度決まったフォーマットを真似するように書いていけば特に難しいことはありませんが、具体的に何を伝えたいのかよくわからない文章に仕上がってしまう方が多いです。
せっかく業務効率化を目指してフォーマットが用意されていても、きちんと要点を抑えて伝えるスキルがなければ全く意味がありません。
きちんと伝えたいことを整理しながら、どのように文書を完成させるのか順を追って考えてみましょう。
基本を忠実に守る
ビジネス文書を書く際には無理にオリジナル性を出そうとしてフォーマットとは異なる文章を書こうとしなくても良いです。
あらかじめ決められたフォーマットには業務効率化を狙って簡潔に伝えられる文章を書くことができるように工夫されているため、あえてアレンジを加える必要はありません。
あまり難しく考えずに書式に準じて必要な項目を当てはめるようにして文章を作成して下さい。
要点を抑えながら文書作成する場合は、まずは基本である5W1H(2H)をメモしておきましょう。
ビジネスの場においてこの基本さえ抑えておけば相手にわかりやすい文章を作成することができます。
後はそれぞれのビジネス文書ごとの基本構成に沿って伝えたい事柄を整理するだけです。
事例紹介
実際にビジネス文書を作成するまでにどのような手順を追ったのか事例を参考にしてみましょう。
注文した商品がまだ届かないため、取引先に調べて欲しいと依頼する文書を作成したい場合は、いつ頼んだ商品が届いていないからすぐに調べて回答を欲しいという内容を記載します。
右上には発信する日付、左上には取引先の会社名と担当者がいる場合は個人名を書きます。
敬称を付ける際には会社名と部署名までは「御中」担当者の個人名は「様」を付けます。
続けて右側に自社の会社名や自分の氏名を記入して押印します。
表題は中心に「商品未着の件」「未着商品の照会状」などと記載して下さい。
頭語と前文はフォーマットで決まった定型文を活用して構いません。
次に肝心な本文を記載します。
「さて」と話題を変え、注文日、商品名、数量がわかる内容を記載します。
注文番号がある場合は記載するとわかりやすいです。
続けて本日現在到着していないことを記載し、とにかく急いで調べて欲しいことを促します。
結びの末文では至急電話回答が欲しいことを記載して下さい。
このように伝えたい事を簡潔に書くことを意識していればビジネス文書に対する苦手意識も薄れるでしょう。
業務の中で何度も文書を作成する機会が多くなるほど難なく作成できるようになってくるものです。