簡潔に伝える文章
ビジネス文書を書く際に気をつけたいのは簡潔にして確実に伝える文章を書くことです。
業務効率化を目指すためにも、相手に簡潔に伝えることは非常に重要な要素になります。
正しいビジネス文書の書き方を知っている人と、知らない人の文章を比較してみると歴然と差を感じるものです。
難しく考えることはありませんので、簡単に伝わりやすい文章を書くコツを掴み、業務効率化を図りましょう。
5W2Hを意識する
確実でわかりやすい文章を心がける基本になるのが「5W2H」です。
when（いつ）、where（どこで）、who（誰が）、what（何を）、why（なぜ、どうして）、how（どのような方法で）、how much（いくらで）という要素を入れた文章を書くことで相手にわかりやすくて簡潔な文章を書くことができます。
例えば職場の上司宛の電話を受けて伝言メモを残す場合に5W2Hを意識した書式をあらかじめ用意しておき、必要事項に記入するようにすると簡潔な文章を書くことができます。
ビジネス文書は大きく分けると社内用と社外用の書類が存在していますが、どの文書を書く際にも5W2Hを意識した文章を心がけて下さい。
職場によっては独自のフォーマットを設定している場合があるので、事前にどのような書き方をするべきなのか把握しておくと良いでしょう。
言葉使いに注意
社内用と社外用の文書で言葉使いの使い分けが難しいと実感している方も多いです。
例えば職場の上司の呼び方で、社内用では個人宛ての文書では「様」または「殿」と敬称を付けるのが一般的です。
社外用文書の中で上司のことを書く際には呼び捨てにすることになります。
部下の立場としては本当に大丈夫なのかと心配する方も多いですが、自社の人間であれば敬称を付けません。
これは電話応対でも同じことが言えますが、意外と知らずにやり過ごしている方が多いです。
ビジネス文書では独自の言い回しがあるため、慣れないうちは戸惑う部分が多いものです。
例えば挨拶状を送付する際に本題に入る前の挨拶となる前文では「拝啓」「謹啓」などの頭語から始まり、季節に応じた挨拶などを書きます。
前文で挨拶を記載するのはある意味お決まりの事なので、ビジネス文書とはこういうものだと捉えておくと良いでしょう。
その後に本題の文章を書くことになりますが、「さて」と話題を切り替えるようにして本題を書くのが一般的です。
最後に締めくくりの末文として挨拶を書きますが、相手に返事を求める場合は「お忙しいところ恐縮ですが、何日までにお返事をいただきたく、お待ち申し上げております」と返事を促す文章を書いても良いです。
このようにビジネス文書はある程度決まったフォーマットを参考にしながら書くことを意識していれば、決して難しいものではありません。