文書管理のセキュリティ
今、あなたの企業の文書管理はセキュリティは守られているでしょうか。
文書を保管している部屋があり、その部屋の鍵をかけているから安心だと思っている企業もいるかもしれませんが、その保管されるまでの間に情報漏えいがあるかもしれないということを考えたことはありますか？
例えば、文書を作成して、机の上に出しっぱなしにしている社員がいればどうでしょうか。
誰もが目にすることができる場所です。本人がいない間に、その情報を見ている社員もいるかもしれませんし、その知りえた情報を外部に漏らしてしまうこともあるかもしれません。
情報漏えいというのはネット社会だけでなく、こうした身近な日常にも潜んでいる問題であり、自分が何気なく置いた文書、机の上でも情報漏えいが起きてしまうことだって十分にありえるのです。
それほどの危機をもって仕事をしている社員は少ないとは思いますが、企業としては、こうしたことも文書管理のセキュリティとして考えていかなくてはいけないのです。
出しっぱなしにしておいて、誰が保管しているのかはっきりしない状況になっている文書もあるのではないでしょうか。
その後誰がきちんと保管して、管理しているのか、はっきりしていますか？それが明確になっていない会社のセキュリティは隙がありすぎです。
危機管理
文書管理のセキュリティは鍵をかけていればいいというわけではないのです。
今はまだ問題が起きていなくて大事にいたっていないかもしれませんが、今の時代、どのようなことで情報漏えいが起きてしまうかわからない時代です。
問題が起きてから慌てても後の祭りですから、情報漏えいなど文書に対しての危機の意識をもっと持つべきです。
情報漏えいだけでなく、文書管理のセキュリティをもっと強化するべきです。最新の文書管理システムなら、セキュリティ面もばっちりです。
アクセス制限や、暗号化など、今の紙文書の保管ではできないセキュリティ機能を実行することができますから、危機管理も同時にできるようになります。
企業の文書管理のセキュリティの甘さも解消させることができるシステムですから、情報漏えいなど心配している企業はぜひ検討するといいですね。