保管期間
文書というのはどういったものであっても基本的には一定期間保存しておくのが普通です。
公的な文書であれば法律によって保管期間が何年必要であるかを詳しく定めてあるものですが、企業などで扱っているような書類に関しては、その企業ごとにルールがあってそれぞれ違います。
ですがあまり短すぎても万が一のことがあったときに書類がないという事態に陥ってしまいますし、逆に長すぎても、棚やバインダーなどのスペースや事務用品をたくさん要してしまい管理が大変という事態にもなってしまう可能性があります。
そこで保管期間の目安を知っておくことで、適度な期間書類を保管しておき、安心して文書を処分することができるものです。
まず一番重要な書類として、会社の規定や規則、法的に関わる書類などです。
これらは会社がある限り一生使い続けるものですので、基本的に保管期間は定めずずっと保管しておくことになります。
また職員の名簿や会社の土地に関する書類、保険や税金などの支払に関する書類や会計書類など、会社の運営に関わる書類に関してもすべて永久的に保存しておきます。
契約書の中でも特に重要な内容の契約があれば、それも永久保存の対象となります。
長めの保管が必要な書類
次に重要な書類としては、元帳や職員の給与に関わる書類が10年ほどで、税金に関わる書類などは7年ほどが目安です。
お金に関わる書類は比較的重要なものが多く、特に給与未払いや健康保険・税金などの支払があったかどうか確認が出来る書類は長めの保管が必要です。
その他、会議事録の中でも会社の職員全員が集まって行う総会の議事録に関しては10年ほど保管しておく傾向があるようです。
上記の重要な書類以外の書類に関しては大体2～4年の間で保管し、後は処分するというケースが多いです。
特に議事録や普通の契約書などとても重要なものに見えても、実際には何年かすると控えを取っておいても使う機会がなくなることも多いので、年数を決めて思い切って処分してしまうことが大切です。
処分までの年数が短いものでも「もしかしたら重要な資料があるかもしれない」という場合は、書類を処分する際に精査した上で処分したり、保管段階で重要だとわかるものに関してはしるしをつけたり保管場所を変えたりして、処分の時期になったらそれだけ精査するなどの対応をすれば、他の書類よりちょっと大切だったのに一緒にまとめて処分してしまったということを防ぐことが可能です。
これらの書類の保管期間はあくまで目安ですので、会社の運営がしやすい年数や保管方法を見つけて保管するのがベストです。