紙文書の保管
文書管理の悩みの1つに、紙文書の保管場所の悩みと問題があります。
紙文書で文書管理をしている企業は日々増えていく紙文書をどこに保管するのか、それが大変な悩みですよね。
小さな企業で、まだ始めたばかりのころはよかったと思います。
しかし、企業が大きくなるにつれ、紙文書というのはかなりの量になり、膨大な量になっていきます。
それを保管するスペースが十分あるという企業ならいいですが、大半がそれでなくても余裕あるスペースで企業を運営しているところというのは少ないでしょうから、保管スペースをどう確保するのかという問題が起きてくるのです。
これは本当にどこの企業にもある悩みで、保管スペースをあちこちに確保したために、文書を探したいと思ったときに、文書をどこに保管したのかわからなくなるというケースもあります。
もっとスマートにすっきりさせたいと思っていてもなかなか思い立って綺麗にすることができないんですよね。
文書整理
見直しをして整理をすれば、もしかすると本当は必要のない文書もあるかもしれませんが、いまさら本来の業務もある中で、人員を割いて文書整理をするというのは労力も時間もかかってしまいますし、いまさらどうすることもできずに、ただただ膨大になっていく紙文書の量を見てあきらめている企業は多いのです。
大きな倉庫を借りたところで、そこもいつまで収まるかわかりませんしもっとシンプルにしたいと思っていてもどの文書も必要だということになれば、保管せざるをえませんから、整理そのものも大変になってくるのです。
一社員に任せて、これが必要な文書で、これは必要がない文書だと、仕分けするというのも大変です。
そういった理由から文書管理を放置していて、スペースに困り悩み始める企業は後をたちません。
スペースがなくなって保管場所に困ってから文書管理について見直しているのでは遅いですからもっと早めに対処しておいたほうがいいでしょう。
後で紹介する文書管理の最新のシステムなら保管場所はもう必要なくなります。
インターネットのサーバーを利用してデータとして保管するので、実際に紙文書として保管しておくスペースは必要なくなるのです。